Die Datenbank ist so aufgebaut, dass sie möglichst flexibel mit Daten für Modellbahnartikel unterschiedlichster Hersteller umgehen kann. Ziel ist es, ein zentrales Verzeichnis von Modellbahnartikeln bilden zu können, in dem relativ flexibel nach bestimmten Artikeln gesucht werden kann.

Dabei unterscheidet die Datenbank zwischen einem Artikel und einem Fahrzeug. Diese Unterscheidung ist wichtig für das Verständnis der Datenhaltung.

Ein Artikel vereint bestimmte Merkmale, die einen Modellbahnartikel kennzeichnen. Verpflichtend für einen Artikel, damit er in der Datenbank angelegt werden kann, sind die Angaben zu Hersteller, Artikel-Nr. und eine (sprechende) Bezeichnung des Artikels.

Ein Artikel kann ein oder mehrere Fahrzeuge enthalten. Ein Artikel muss aber kein Fahrzeug enthalten. So sind z.B. eine Straßenlaterne in H0 oder ein Trafo, 230 V gültige Artikel, die aber kein Fahrzeug enthalten. Ein Wagen-Set Rheingold hingegen ist ein Artikel, der ggf. mehrere Fahrzeuge enthält.

Ein Artikel kann vom selben Hersteller mit derselben Artikel-Nr. auch mehrfach in der Datenbank hinterlegt werden, in unterschiedlichen Varianten. In diesem Fall muss sich der Artikel jedoch von seinen anderen Varianten durch eine Änderung eines Merkmals unterscheiden. Dies kann z.B. eine geänderte Betriebsnummer eines Fahrzeugs sein, oder aber der Artikel wird unter einer neuen Produktserie angeboten. Die Varianten werden automatisch durchnummeriert aufsteigend nach dem Baujahr, wann die Variante herausgekommen ist.

In der Datenbank findet man häufig die Angabe

• Märklin 1234 (1) Modelbahnartikel

Dabei bezeichnet Märklin den Hersteller, 1234 die Artikel-Nr., (1) die laufende Variante und Modellbahnartikel die Bezeichnung.

Mehr Details zu den einzelnen Artikel-Merkmalen findet sich unter Daten und Merkmale eines Artikels.

Ein Fahrzeug ist als Schienenfahrzeug zu verstehen, also eine Lok, ein Waggon oder anders geartetes Schienenfahrzeug.

Ein Fahrzeug ist immer mit mindestens einem Artikel verknüpft, d.h. ein Fahrzeug kann zu einem Artikel gehören, es kann aber auch baugleich in mehreren Artikeln enthalten sein. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn eine Startpackung unter unterschiedlicher Artikelnummer, aber identischer Ausstattung in mehreren Ländern angeboten wird (und sich vielleicht nur im Netzteil unterscheidet), oder aber wenn sich lediglich die Produktserie eines Artikels ändert (z.B. von Märklin HOBBY zu Märklin StartUp), der Artikel ansonsten aber unverändert ist, oder wenn ein Hersteller später Wagen eines Wagen-Sets auch einzeln unter eigener Artikel-Nr. verkauft. Eine Änderung oder Korrektur der Merkmale dieses Fahrzeugs wirkt sich immer auf alle Artikel aus, mit denen dieses Fahrzeug verknüpft ist.

Weitere Details zu den einzelnen Merkmalen eines Fahrzeugs finden sich unter Daten und Merkmale eines Fahrzeugs.